Category: Disrupcion

06 Oct 2022

Transformación Digital En Las Cooperativas De Ahorro Y Crédito

Introducción

Tradicionalmente el modelo de negocio de las cooperativas de ahorro y crédito se ha basado en las relaciones personales con interacción cara a cara con los socios. La transformación digital es una iniciativa estratégica vital para las cooperativas. Representa un cambio importante al incorporar tecnología en los procesos, el negocio, el personal y la oferta de productos y servicios a los socios.

Si las cooperativas combinan productos y servicios digitales con sus atractivas tasas de interés y el trato amable a sus socios, podrán ser fuertes competidores con una oferta de valor competitiva. Para lograr esto se puede requerir inversión para mejorar un core existente o adquirir un core moderno, que facilite la interconexión entre plataformas de las cooperativas.

La transformación digital no significa enfocarse en incorporar tecnología por tecnología, sino en el por qué y para qué incorporarla. Debe haber un caso de negocio, además de un claro valor tanto para el socio como para la cooperativa, para emprender una transformación digital.

La manera de llevar a cabo la transformación digital de forma exitosa es identificando las necesidades y metas del negocio y las necesidades de sus socios. Los cambios que conlleva la transformación digital afectan a todos los niveles de la institución, y pueden incluso desafiar el modelo de negocio establecido o la identidad institucional.

Aplicaciones En La Nube

 

No es fácil convertir una cooperativa que ha estado durante años atendiendo a sus socios personalmente, en una que lo va a hacer digitalmente sin la necesidad de atenderlos físicamente en sus oficinas. Para ello se requiere de aplicaciones en la nube que apoyen de forma electrónica las actividades de la cooperativa. Entre estas aplicaciones se encuentran:

  1. Afiliación digital: el primer paso a tomar es poder captar nuevos socios de una manera digital. Esto requiere de mapear los procesos que se requieren para activar un nuevo socio, captar sus ahorros y otorgarle préstamos. Esto se realizan utilizando tecnología de afiliación digital.
  2. Billetera digital: contar con una aplicación móvil que permita hacer pagos sin necesidad de tener tarjetas plásticas, guardar información relacionada al socio y proveer funcionalidad de control de fraude.
  3. Banca en línea y móvil: canal web y móvil para que el socio pueda realizar operaciones desde su casa con una computadora o desde su teléfono celular. Este canal debe permitir realizar las operaciones que el socio estaba acostumbrado a realizar en las oficinas de la cooperativa.
  4. Cobranzas inteligentes: solución que permite detectar patrones de comportamiento de pagos de los socios y en caso de morosidad, automatizar las gestiones de cobranza para mantener el control de la morosidad.
  5. Core financiero en la nube: proveerá el motor de ahorros para generar los estados de cuenta y cálculos de intereses devengados. Sistema de préstamos en la nube que permita generar el cronograma de pagos y funcionalidad de reprogramación de crédito.

Estas son las principales aplicaciones hacia la transformación digital de una cooperativa. Una transformación de una cooperativa tradicional a una NeoCoop donde la atención de sus clientes es 80% digital.

Reclutamiento Digital

El proceso de reclutamiento digital facilita:

  • La verificación de identidad segura y más rápida.
  • El tiempo de procesamiento mínimo.
  • La incorporación de socios de forma transparente.
  • Los resultados sin errores y altamente precisos.

La transformación digital ha obligado a las cooperativas a aprender, adaptarse y evolucionar mientras prospera la dura competencia influenciada por Fintech y TechFin.

Beneficios De La Transformación Digital

Algunos beneficios de la transformación digital para la cooperativa:

  • Más socios afiliados: lo cual conlleva crecimiento de negocios.
  • Menos costos: sustancialmente inferior a otros canales.
  • Más productos y negocios.
    • Incremento de ingresos.
    • Mayor participación del mercado.
    • Nuevos mercados y zonas geográficas.
    • Mayor número de socios.
  • Más rentable que otros canales.
  • Mejor toma de decisiones.
  • Gestión de datos más sencilla.
  • Operaciones más rápidas.
  • Competencia versus bancos, cajas, financieras.

 

Algunos beneficios de la transformación digital para los socios:

  • Acceso conveniente.
  • Tiempos de respuesta más rápidos.
  • Interacción personalizada y comunicación más focalizada.
  • Finanzas más seguras.

 

Mapa Vial

Las cooperativas de ahorro y crédito necesitan un mapa vial para maximizar la inversión en tecnología digital. Las consideraciones que se deben tener para el mapa vial de transformación digital son:

  1. Claridad

Las estrategias deberían proporcionar claridad sobre la línea de tiempo del proyecto. Se consideran las tecnologías que se modernizarán para respaldar la transformación, qué procesos se optimizarán y cómo.

  1. Agilidad

Al ver la transformación digital a través del lente de experiencia del cliente, está claro que la capacidad de responder rápidamente a los cambios del mercado es primordial.

  1. Resiliencia

La resiliencia entra en juego cuando las cooperativas de ahorro y crédito piensan en fortalecer sus sistemas existentes e implementar otros nuevos para el éxito a largo plazo.

  1. Simplicidad

Las cooperativas de ahorro y crédito deben tener en cuenta la simplicidad al determinar qué procesos modernizar. Si un proceso existente es ineficiente o no ofrece el resultado deseado, existe una buena posibilidad de que continúe decepcionando incluso después de que se haya infundido nuevas tecnologías.

Este artículo pretende dar una perspectiva de las implicaciones de la transformación digital en el mundo cooperativo. Los beneficios son significativos por lo cual se debe considerar la implementación de la tecnología digital, a la vez que se e-ingenian los procesos y el componente de personal se optimiza.

Para información adicional léase el artículo complementario Un Enfoque De Transformación Digital que se encuentra en el blog. Este entra en mayor detalle de lo que es la Transformación Digital.

Por Osvaldo Laurido Santos

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09 Feb 2021

Tomando Los Vitales de Su Organización

Toda organización existe para generar valor para sus dueños, accionistas, comunidad, y otros interesados. El valor puede ser tangible o intangible, pero siempre debe ser medido. Esa medición puede tomar muchas formas, dependiendo del constituyente para quien se está midiendo el valor. Ganancia por acción, por ejemplo, puede ser una medición importante para un accionista, pero no tan directamente impactante para un gerente que busca determinar la efectividad de las operaciones de su departamento.

Este escrito enfoca el concepto de valor a nivel operacional organizacional. A ese nivel, el valor está directa e indirectamente relacionado a la productividad. Definimos productividad como la cantidad de producto o servicio que se produce por unidad de tiempo.

Las métricas de una organización son medidas cuantificables utilizadas para dar seguimiento, monitorear y evaluar la ejecutoria y comportamiento de distintos procesos dentro de la organización. Son el producto de la toma y análisis de datos crudos que se obtienen de forma manual o automatizada. Entre las medidas que se pueden obtener se incluyen métricas sobre el número de veces que se ejecuta un proceso, el tiempo que toma, el costo determinado para el proceso, y resultados de los procesos. Las medidas tomadas pueden ser utilizadas para hacer proyecciones de volumen, tiempo y costos.

En adición a proveernos información histórica sobre los procesos medidos, las métricas nos sirven para el desarrollo de medidas estándares. Los estándares son establecidos partiendo de las medidas y procesos existentes. Se analizan el número de eventos que se ejecutan en un proceso y sus características para hacer proyecciones sobre la futura ejecución de los procesos. Estos estándares serán utilizados para medir los procesos manuales así como los automatizados estimando producción, tiempo y costo.

Como podemos ver, esos criterios de volumen, tiempo y costo nos llevan nuevamente a la determinación de productividad. Pero tienen una característica implícita: medición en el lugar de trabajo.

Impacto De La Pandemia

Parafraseando una frase que se le atribuye a los chinos, vivimos en tiempos interesantes. Las circunstancias asociadas con la pandemia del COVID-19 y la manera en que los gobiernos han manejado el asunto (excluyendo el ejemplo de Suecia), ha creado retos a toda organización. Entre esos retos está el proceso de medición bajo las nuevas modalidades de ejecución. Muy en particular, hablamos de labores que se ejecutan en el hogar.

Al mover la fuerza laboral al hogar, muchos de los mecanismos de medición usuales, especialmente en los casos de organizacionales medianas y pequeñas, no están accesibles. Organizaciones más grandes, con metodologías y sistemas elaborados, han podido, en muchos casos, transferir sus procesos de medición a los hogares de sus empleados. Sistemas complejos y costosos que operaban en el lugar de empleo se extienden a través de redes de comunicaciones hasta el hogar. Pero muchas organizaciones que no tienen el mismo nivel de capital disponible ni los márgenes de ganancia correspondientes se ven privadas de esa tecnología. ¿Cómo pueden enfrentar el reto de medición para poder mantenerse como organizaciones viables?

El primer requerimiento para las organizaciones es un cambio de enfoque. Ese enfoque se debe cambiar de uno dirigido a medir procesos a uno dirigido a medir resultados.

La medición de resultados presupone el establecimiento de objetivos a nivel individual. Esos objetivos deben ser específicos, deben poder medirse, deben poder lograrse, deben ser relevantes a la misión primordial de la organización y deben estar enmarcados en tiempo. Con esos objetivos, así definidos, como un punto de partida, se puede empezar a enfocar al personal hacia el logro de resultados.

El segundo requerimiento, que está asociado al primero, es el establecimiento de estándares de ejecución. De la misma manera en que la tecnología de telecomunicaciones hace la ubicación física de un empleado un tanto irrelevante (piense en los cuadros telefónicos de servicio ubicados en la India o en Méjico), el establecimiento de estándares hace la ubicación física del empleado un tanto irrelevante.

Sin embargo, hay toda una “ciencia” relacionada con el establecimiento de estándares y con su utilización, una vez establecidos. Hay conceptos como “horas ganadas” y “factores de retraso personal” que tienen que incorporarse al proceso de distintas maneras y hay toda una metodología para poner un mecanismo así en funciones. Pero los beneficios que se obtienen son significativos, y el costo de mantener el sistema operando puede ser mínimo. Una vez establecido, la carga de tiempo que se le impone al empleado y a su supervisor es mínima. El proceso se absorbe como parte de la tarea rutinaria de empleados, supervisores y gerentes.

Para trabajos de servicio, el establecimiento de sistemas de medición que cumplan con estos dos requerimientos le permitirá al dirigente de una organización un nivel de control y conocimiento muy similar al que tenía cuando sus empleados se ubicaban en un lugar central. De hecho, hay patronos que han decidido modificar su modelo de negocio. Se han dado cuenta que pueden llevar a cabo las funciones organizacionales con los empleados en sus hogares. Como consecuencia, han optado por dejar atrás los costos asociados con la centralización de su fuerza laboral.

Consideraciones De Métricas Trabajando Desde El Hogar

Al medir los esfuerzos de trabajo desde el hogar un punto que puede afectar es la herramienta que estén utilizando los trabajadores remotos. Si el sistema registra tanto el tiempo de conexión como el tiempo en que la persona trabaja en distintos segmentos del proceso remoto, entonces existe la posibilidad de no perder de vista tanto el tiempo de proceso como el costo de ejecutarlo.

El componente de costo se convierte en importante (aparte de fluctuaciones en demanda) en la medida en que el arreglo con los trabajadores remotos se vea afectado por costos directo o indirecto adicionales. Por supuesto, esto se puede contrapesar por los ahorros producto del trabajo remoto. Pero lo importante es tener conciencia de que esta situación es parte de la dinámica del nuevo modo operacional.

Pero ausente la capacidad tecnológica de “monitorear” automáticamente (mientras el trabajador ejecuta procesos) y extraer información de medición, la mejor opción es enfocar los resultados, que – a fin de cuentas – es lo que se busca y lo que añade valor.

Regreso A La “Normalidad”

Ya se aprobaron vacunas de dos organizaciones farmacéuticas que han indicado un nivel alto (90%) de efectividad en pruebas preliminares de vacunas contra el COVID-19, y se están evaluando otras más. Aunque todavía es demasiado temprano para llegar a conclusiones finales, estas aprobaciones son indicio de la posibilidad de un “regreso a la normalidad”. Esa “normalidad” también tendrá que definirse. No obstante, para propósitos de este artículo, aceptaremos la definición temporera del regreso de los empleados a su lugar normal de trabajo.

El beneficio que tiene establecer objetivos bajo los parámetros que indicamos previamente es que esa metodología puede transportarse al ambiente post pandemia sin degradación alguna de su efectividad. Lo mismo puede decirse del establecimiento de estándares y de la medición de productividad.

Las dos herramientas y su metodología son muy costo-efectivas, a la vez que proveen información “de primera calidad” para supervisores de todos los niveles. Son aplicables a procesos de manufactura. También son muy efectivas para el monitoreo de procesos de servicio y para otros procesos que generan productos “intangibles”.

El mensaje fundamental para todo dirigente, líder o administrador de gente en un ambiente de trabajo no es difícil de entender: si usted no está midiendo, no sabe lo que está ocurriendo. Es tan sencillo… y tan complejo… como eso. Sus necesidades de información – sea cual sea su rol en la organización – se cumplen con mecanismos y procesos de medición.

Estableciendo El Sistema De Medición

Ahora bien el establecimiento de un buen sistema de medición requiere de la ejecución de varias etapas. Las mismas son:

  • Determinación indicadores estándares existentes.
  • Establecimiento de mecanismos de recopilación de datos para la medición.
  • Medición de actividades existentes.
  • Recopilación de indicadores.
  • Análisis de indicadores.
  • Determinación de variantes de lo actual versus estándares.
  • Refinamiento de estándares.

Tomando en consideración los puntos aquí presentados se contará con unos mecanismos de medición los cuales aportaran a incrementos en productividad en los procesos de la organización.

Esto es un foro público al cual tienen acceso personas de distintos tipos de organizaciones con distintas situaciones y retos. El espacio disponible aquí no nos permite entrar en los detalles de los pasos necesarios para implantar un sistema de objetivos estructurados atinados a las necesidades particulares de una organización. Tampoco nos permite entrar en los detalles de cómo establecer estándares para labores características de un tipo de organización.

 

Por Ángel I. Pabón

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06 Feb 2021

El Mundo Laboral Está Cambiando

Vivimos en un mundo de cambio exponencial. La tasa de disrupción en el mercado global, desde las empresas boutique hasta los titanes de Fortune 500, continúa incrementándose. El COVID-19 ha acelerado dramáticamente este cambio. Las industrias seguras y estables del pasado con barreras para entrar, ahora son fácilmente accesibles. Los innovadores inteligentes con una gran idea y la pasión por perseguirla son los que inician el cambio disruptivo.

A medida que el comercio se lleva a cabo cada vez más dentro del ámbito digital, la propagación de la innovación es mucho más rápida; con avances paralelos en tecnologías digitales para la automatización de procesos, inteligencia artificial, minería y orquestación de procesos, análisis y tecnología de integración empresarial. Toda esta tecnología está disponible para un mayor cumplimiento con los niveles de servicio.

Tres observaciones principales han surgido de los expertos e informes de la industria:

La agilidad y adaptabilidad son esenciales para la planificación y respuesta a las crisis.

La resiliencia y continuidad del negocio esta subvalorada y son ahora los enfoques principales para garantizar la sobrevivencia en mercados cambiantes.

Los líderes deben adoptar la automatización y mostrar a los empleados su potencial para aumentar la adopción.

En un mundo de extrema incertidumbre, un plan rígido y determinista no será adecuado por mucho tiempo; algunas industrias corren el riesgo de quedar totalmente obsoletas.

Los líderes organizacionales deben desarrollar múltiples estrategias a largo plazo centradas en herramientas de automatización y prepararse para una variedad de posibles crisis, con la automatización en el centro de cada respuesta. Se necesita administración, gobernanza, y seguimiento del rendimiento. Cuando cambia la regulación se debe proveer adiestramiento a la fuerza laboral humana. Crear una experiencia de fuerza laboral digital es un programa, no un proyecto.

Para ser exitoso en la transformación organizacional se necesita un vínculo sólido entre las habilidades de mejora de procesos y la automatización para obtener mejores resultados. Una fuerza laboral digital puede aumentar la eficiencia, la calidad, la satisfacción del cliente y reducir costos. La misma puede beneficiar a cualquier organización, sea grande o pequeña. Presenta nuevas oportunidades innovadoras y algunos desafíos culturales.

En esta publicación, exploraremos lo que significa automatizar y transformar los procesos organizacionales mediante la implementación de nuevas herramientas y la adopción de metodologías que las acompañan. No se trata solo de mejorar, más rápido y barato, se trata de repensar la forma en que se trabaja para generar valor.

Personal, Procesos y Tecnología

Todo cambio implica retos que se tienen que asimilar. El alcance y profundidad de esos retos va a depender del esquema de cambio disruptivo. En particular, es de suma importancia la integración de tres componentes del cambio: Personal, Proceso y Tecnología. La sinergia entre esos componentes permite alcanzar los cambios disruptivos deseados.

¿Por qué es importante enfocar el esquema de cambio de forma integral? Porque no hay esquema de cambios que se dé de forma independiente o desarticulada. Cuando se enfoca desde una sola perspectiva, se obvian elementos importantes. Eso no va a lograr la transformación deseada.

El cambio disruptivo surge como resultado de la transformación de los tres componentes:

  • Personal: en todo esquema de cambio y en particular los disruptivos, el personal es fundamental. La gente es la organización misma. Su compromiso, su capacitación y su participación en el proyecto de transformación empresarial mediante cambio disruptivo es esencial para el éxito. Las destrezas para gerenciar e implementar nuevos modelos operacionales y sostener el cambio es escaso y de gran demanda. Destrezas hibridas donde se integran conocimiento de negocios y tecnología están en alta demanda. Las destrezas de automatización se encuentran cada vez más en personal del negocio que cuentan con destrezas técnicas.Se necesita un equipo de personas que asuma propiedad y responsabilidad de lo que necesita hacerse. A este equipo se le debe proveer las destrezas para completar las tareas y solucionar problemas para lograr las metas establecidas. El personal debe ser empoderado, comprometido y entusiasta. El personal es el corazón de la transformación organizacional.Una fuerza laboral sin fricciones significa proveer el producto apropiado, a la gente apropiada en el momento apropiado a través de los canales apropiados. La nueva forma de organizarse se enfoca en los procesos de punta a punta y en su personal equipado con tecnología.Estamos experimentando grandes cambios en la industria de servicios de tecnología. En el trabajo la calidad de la experiencia se determina con algo más que la tecnología. Se necesita al personal apropiado ejecutando el proceso donde le corresponde.

 

  • Procesos: un proceso de negocios es un conjunto de tareas que al completarse se obtiene un resultado. Toda iniciativa disruptiva conlleva transformación de procesos. Esa transformación puede llegar hasta la modificación radical del modelo de negocios. Eso, a su vez, puede implicar el rediseño de espacios de trabajo y de las distintas tareas que se efectúan para generar el producto o servicio.  Se tiene que reconocer qué métodos, procesos y procedimientos existentes pueden dejar de existir para lograr la transformación completa.Cuando se comienza a evaluar un proceso se debe analizar cada tarea para ver si añade valor o no. Se deben identificar las áreas de negocios donde se llevan a cabo el mayor número de procesos y aquellas donde se ejecutan el mayor número de tareas repetitivas de los procesos.La orquestación del trabajo asignará prioridades, calendarizará y enrutará el trabajo a los empleados. Las organizaciones tendrán que adoptar nuevos modelos operacionales para sobrevivir: la automatización es el habilitador.

 

  • Tecnología: los adelantos tecnológicos están acelerando el ritmo de cambios de las organizaciones. Estos cambios afectan tanto al cliente interno como al externo. Afectan la forma en que la gente se comunica, trabaja, se interrelaciona y hace negocios.El cliente interno es impactado por el conjunto de tecnologías que facilitan sus actividades en la organización. Sus procesos serán más sencillos. Estas tecnologías hacen posible el cambio. Sin las mismas no habría cambio. Se encuentran entre estas tecnologías: automatización robótica de procesos, minería de procesos, el internet de las cosas, computación remota, nuevos esquemas de comunicaciones, plataformas en la nube, robots, vehículos autónomos y tecnologías de comunicaciones 5G.El cliente externo espera un mayor y mejor servicio de la organización. Ese servicio mejorado se viabiliza por los adelantos tecnológicos. Los patrones de servicio al cliente externo mejorarán como parte del cambio cultural que la organización experimentará y de la tecnología que adoptará.El cambio disruptivo requiere de la alteración de cómo se utiliza la tecnología existente. También puede conllevar la incorporación de tecnología completamente nueva para la organización. Esa tecnología puede afectar tanto los procesos, como el personal, por lo que el entendimiento y manejo de este componente en el proceso de transformación es crucial.Si no se cuenta con el personal debido donde le corresponde para servir al cliente externo o interno, y no se cuenta con los procesos apropiados para crear un flujo que enlace todos los elementos, la tecnología no será de utilidad.La tecnología por sí sola no es el producto final: es el medio para solucionar unas situaciones. Es solo una más en la caja de herramientas. Es un facilitador del cambio disruptivo en la organización.

 

Trabajador del Conocimiento

El término “trabajador del conocimiento” fue acuñado por primera vez por Peter Drucker en su libro, “The Landmarks of Tomorrow” (1959). Drucker definió a los trabajadores del conocimiento como trabajadores de alto nivel que aplican conocimientos teóricos y analíticos, adquiridos a través de la educación formal, para desarrollar productos y servicios. Se dice que los trabajadores de conocimiento trabajan con y manipulan información para ganarse la vida, a diferencia de los trabajadores manuales a quienes se les paga por realizar tareas físicas.

Entre los trabajadores del conocimiento se incluyen: abogados, analistas financieros, arquitectos, científicos, contadores públicos, farmacéuticos, ingenieros, médicos, pensadores del diseño y otros. También se componen de profesionales de tecnología de la información, analistas de sistemas, diseñadores web, investigadores, programadores y redactores técnicos.

A medida que las organizaciones avanzan hacia un ambiente de trabajo colaborativo se les da más autonomía a sus empleados. Se centran más en la calidad que en la cantidad, y sus supervisores deben asignarles tareas en función de sus intereses y objetivos, ya que esto influirá en la calidad del producto terminado.

  • Algunas características de los trabajadores del conocimiento son:
  • Conocimientos teóricos y fácticos
  • Acceso y aplicación de información
  • Habilidades de comunicación
  • Motivación
  • Retos y oportunidades

El trabajador del conocimiento produce el producto o servicio que la organización le suple a su mercado. A la misma vez, se cuenta con ese mismo personal para llevar a cabo la transformación. El tener ese doble rol hace que la tarea no sea fácil.

La automatización digital es aquel trabajo del conocimiento que se lleva a cabo por software sin intervención humana.  El término pretende transmitir una tendencia cada vez mayor en la prestación de servicios basados en conocimiento en la economía global. Los impactos en el trabajo humano se centran en la automatización del trabajo mental.

Las tareas del trabajador de conocimiento pueden ser automatizadas utilizando herramientas de automatización robótica de procesos. La utilización efectiva de estas herramientas depende del conocimiento disponible al momento de crear las soluciones.

La automatización digital puede reducir la necesidad de mano de obra, lo que lleva a reducir la cantidad de tareas necesarias para realizar un proceso. Cuanto más estructurado sea un proceso, más se puede automatizar. La automatización digital se presenta en forma de elementos autónomos y cognitivos.

 

Minería de Procesos

De los componentes de la organización, entre los cuales se encuentran personas, procesos, y tecnología, la categoría que más se descuida es la de los procesos. A menudo, los diagramas de flujo de procesos y las descripciones de trabajo existen como un estado de funcionamiento ideal, la referencia maestra de cómo una función se debe llevar a cabo en su organización, pero no necesariamente refleja lo que sucede en la realidad.

Inevitablemente, lo que se desarrolla en torno al proceso estandarizado ideal son soluciones alternas, con cuellos de botella, cambios en las funciones clave, soporte oculto de TI y la designación no oficial de expertos en las áreas sujetos. Los seres humanos son adaptables, por lo tanto, pueden tomar las piezas de una red de procesos organizacionales mal planificada. Ese mismo conocimiento tribal que ayuda a una organización a llevar a cabo sus negocios cotidianos se convierte en cadenas que frenan una organización digital.

Al igual que los seres humanos, una plataforma de gestión de procesos organizacionales eficaz debe ser activa y adaptable. “Activo” en este caso se refiere a la idea que el proceso en sí mismo existe como un elemento activo en el ecosistema de TI. En la parte frontal del descubrimiento, mapeo y diseño de procesos, las nuevas herramientas como la minería de procesos ayudan a construir los mapas de procesos. Estos mapas están inherentemente vinculados a acciones del mundo real mediante el seguimiento de metadatos con marcas de tiempo para descubrir cómo una empresa opera tarea por tarea, en tiempo real.

De manera similar, las empresas líderes están invirtiendo en plataformas de orquestación de procesos inteligentes de próxima generación. Las mismas sirven para integrar la notación de procesos, las aplicaciones y los sistemas de origen, así como los empleados y grupos de trabajo claves, todo con el fin de rastrear el estado y guiar automáticamente el flujo de trabajo de un extremo a otro. Aquí es donde se considera “adaptativo”. Al mapear cómo el proceso está vinculado a los elementos activos del mundo real, las plataformas de orquestación pueden proporcionar el andamiaje necesario para ejecutar negocios completos.

Con cada elemento del proceso digitalizado los motores de orquestación de procesos pueden servir como la columna vertebral de la transformación digital. Esta transformación considera una perspectiva del estado de cualquier operación independientemente de la granularidad y uniendo a las personas, la tecnología y las fuentes de datos en los que confían.

La minería de procesos provee la capacidad de documentar, monitorear, analizar y rediseñar los procesos de negocios para el desarrollo de una organización más efectiva y productiva. Los modelos de negocio son de alto valor en garantizar que se cuenta con una empresa optimizada.

 

Automatización Robótica de Procesos

La automatización avanza más rápidamente que el conocimiento organizacional requerido para apoyarla. Las tecnologías emergentes basada en automatización e Inteligencia Artificial (IA) permite lograr niveles de automatización que antes no se consideraban. Las organizaciones deben adaptar sus enfoques de manejo del cambio para considerar la cultura, las destrezas y las estructuras organizacionales. Al manejar los componentes de forma integrada se maximizará su potencial.

Por los últimos años las organizaciones han experimentado una transformación digital. Una tecnología realmente ha estado a la altura de la capacidad transformadora: Automatización Robótica de Procesos (ARP). Mientras la automatización está demostrando ser un activo invaluable, también genera preocupación de la permanencia en el trabajo en los empleados. Pero la misma automatización genera nuevos trabajos los cuales requieren nuevas destrezas que tienen que ser aprendidas.

ARP utiliza un conjunto de instrucciones de software (conocido en inglés como scripts). ARP está diseñado para ejecutar comandos y realizar entradas basadas en la interacción con el teclado dentro de las aplicaciones utilizadas por el usuario. Los scripts se pueden ejecutar desde la máquina del usuario a la demanda o calendarizar para ejecutar desde un servidor en un momento predefinido.

Las aplicaciones empresariales centrales siguen siendo sistemas vitales. ARP ejecuta tareas que normalmente son ejecutadas por humanos, pero a mayor velocidad. Las tecnologías de automatización pueden maximizar el uso de los sistemas legados para apoyar las empresas proveyendo adaptabilidad y resiliencia.

El tiempo, costo y calidad son tres factores que siempre están bajo escrutinio en cualquier actividad o proyecto que se emprenda. ARP puede mejorar drásticamente estos factores. A menudo su uso sirve para descubrir oportunidades de automatización que no estaban contempladas por la empresa. La adopción de ARP puede ofrecer resultados que eran imposibles de lograr sin un gasto significativo en sistemas de TI.

ARP es una tecnología disruptiva; permite completar más trabajo con la misma cantidad de personal y elimina la necesidad de completar tareas mundanas de forma manual. No todos los procesos son candidatos para automatización. ARP automatiza tareas estructuradas. Se analiza el proceso, se rediseña el mismo, se automatiza y se toman métricas. O se crean nuevos procesos.

La fuerza laboral automatizada es capaz de operar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, entregando resultados de alta calidad y con el mismo estándar en todo momento. Para poder sobrevivir bajo este nuevo paradigma las organizaciones deberán adoptar nuevos modelos operativos ARP provee los siguientes beneficios:

  • Aligera la carga de TI y mejora los resultados organizacionales.
  • Equipa a los empleados con los conocimientos adecuados.
  • Reducción de procesamiento
  • Reducción de costos.
  • Incrementa la calidad de la experiencia del cliente.
  • Incrementa la productividad de los empleados.

La implementación de ARP es un cambio de paradigma que necesita un pensamiento de transformación, no un simple pensamiento evolutivo. ARP extiende la vida de los sistemas legados.

Para comenzar un proyecto de ARP se debe buscar áreas organizacionales donde se ejecuten el mayor volumen de tareas. Un requisito es que la información debe estar en medios digitales para poder ser procesada. ARP solo tiene éxito cuando la tecnología se combina con los procesos y cultura adecuada.

 

Metodología Para El Cambio Disruptivo

Una metodología es un conjunto de plantillas, técnicas, roles, insumos, productos y guías prácticas de ejecución, la cual tiene el objetivo de lograr de forma consistente el éxito de proyectos organizacionales disruptivos. La metodología se nutre de las experiencias de expertos y los resultados de la ejecución de proyectos. La metodología para la transformación organizacional disruptiva consta de las siguientes etapas:

  • Descubrir
  • Diagnosticar
  • Medir
  • Planificar
  • Diseñar
  • Desarrollar
  • Probar
  • Implementar
  • Monitorear
  • Refinar

 

 

  • Descubrir: Durante la etapa de descubrimiento la gerencia de la organización presenta las posibles áreas de oportunidades. Se evalúa el impacto organizacional, procesal y económico con el objetivo de identificar la vertiente de valor candidata. La gerencia determina y propone el proyecto a ejecutar.

 

  • Diagnosticar: Se diagnostica los procesos de la vertiente de valor realizando una evaluación y se seleccionan los procesos sujetos del proyecto. Para los procesos seleccionados se hace una evaluación general de los componentes involucrados en la ejecución de los procesos. En adición a una evaluación cualitativa se evalúan componentes cuantitativos tales como el tiempo y costo de la ejecución. De determinarse que el proceso seleccionado no cumple con los objetivos establecidos para justificar el proyecto se descartará el mismo y se seleccionará otro.

 

  • Medir: Se mide los parámetros de ejecución y costos del área sujeto. Eso es importante para que una vez terminado el proyecto y puesto en ejecución se pueda evaluar los beneficios obtenidos. Los beneficios son tanto cualitativos como cuantitativos.

 

  • Planificar: Se desarrolla el plan del proyecto. El proyecto debe tener una duración no mayor de tres meses. En un mundo de extrema incertidumbre un plan determinista rígido no durará mucho. El plan debe considerar las posibles situaciones que no permitan el progreso y terminación del proyecto a tiempo. De no contarse con las herramientas de software para el desarrollo de la solución se determina cuales serán y se adquieren la mismas. De tenerse un proyecto que requiera más de tres meses para completar el mismo se debe modularizar el proyecto en dos o más proyectos de tres meses.

 

  • Diseñar: Durante esta etapa se diseña la solución a implementarse. Este diseño tiene que considerar los objetivos cualitativos y cuantitativos y cumplir con los mismos. Debe ser flexible, adaptable y resiliente, y aprobado por la gerencia de la vertiente de valor.

 

  • Desarrollar: Utilizando las herramientas de software seleccionadas y con el diseño de la solución se procederá a desarrollar la misma. Durante el desarrollo se deben considerar los objetivos y metas seleccionados. Se deben aplicar mejores prácticas y contar con datos representativos de la solución para pruebas unitarias. Durante el desarrollo de la solución de software se debe presentar en los diferentes hitos la solución para que los dueños opinen y se tome acción correctiva sobre elementos que no satisfacen o requieran cambio.

 

  • Probar: Una vez acabado y probado por el personal de desarrollo la solución, los dueños de la misma procederán a probarla de forma integrada. Para llevar a cabo las pruebas se debe contar con un plan y datos de prueba. El plan será elaborado por los desarrolladores de la solución en conjunto con los usuarios de la misma. Con el plan de pruebas se ejecutarán y se verificarán en detalle la solución y sus posibles defectos. Una vez completadas las pruebas, de haber defectos se documentarán los mismos y se someterán para realizar las correcciones correspondientes. Este ciclo de pruebas y desarrollos se ejecutará hasta que se completen a satisfacción las pruebas.

 

  • Implementar: Ya con la solución probada se procede a implementar. La implementación requiere de un plan. Dicho plan cuenta entre otras cosas con adiestramientos de usuarios, instalación de la infraestructura, puesta en marcha. Durante la implementación se puede detectar situaciones que deben ser atendida antes de colocar el sistema en producción.

 

  • Monitorear: Toda solución implementada requiere de monitoreo. El objetivo de este monitoreo es el de garantizar que la solución cumpla con los objetivos cuantitativos y cualitativos establecidos. De desviarse la solución de los objetivos se debe determinar la causa y las correcciones que sean requeridas.

 

  • Refinar: Una vez puesta la solución en producción la misma puede requerir de mejoras identificadas por las actividades de monitoria. También puede ser que la solución se mejore debido a nuevos requerimientos o adelantos en el mercado. El producto de la etapa de refinamiento son especificaciones las cuales retroalimentarán al área de desarrollo para ejecutar las tareas requeridas.

 

 

Conclusión

Este documento tiene la intención de introducir al lector a conceptos sobre métodos y herramientas de software los cuales son adoptados en un enfoque disruptivo.

Se comienza con una introducción a los tópicos de personal, procesos y tecnología. Estos tópicos reflejan su importancia en la integración de los componentes de una organización.

Se introduce al lector al concepto del Trabajador del Conocimiento. Un tópico que describe las características del personal en un ambiente de aprendizaje continuo.

Se presenta el tema de Minería de Procesos. Las herramientas de software permiten capturar y almacenar el conocimiento organizacional en un repositorio el cual es utilizado por otros procesos o el Trabajador de Conocimiento.

Una de las tecnologías y conceptos que más auge está teniendo en el mundo tecnológico es el de la Automatización Robótica de Procesos (ARP). Se provee una introducción a esta tecnología de software la que automatiza las tareas del Trabajador de Conocimiento.

La pieza clave que permite garantizar la consistencia de los proyectos disruptivos es la metodología. La metodología debe ser de aplicabilidad en los diferentes tipos y etapas de un proyecto. Se presenta una breve descripción de las etapas que componen la metodología.

Por Osvaldo Laurido Santos

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13 Ene 2021

Monitoria Asertiva

Monitoria Asertiva encierra una idea fundamental: su actitud ante la información que se le provee va a determinar la calidad y la precisión de esa información. En este escrito, examinaremos el concepto de manera resumida.

Introducción

El concepto de Monitoria Asertiva incorpora la insistencia constante y proactiva al cuestionar la fuente y la confiabilidad de la información que se recibe. También incorpora la determinación de la validez de la relación de esa información con lo que realmente está sucediendo. Dicho de otra manera, el concepto se refiere a la búsqueda constante de la realidad.

El concepto empieza con la necesidad de “saber”: saber lo que está ocurriendo, saber cómo operan procesos, saber que la gente entiende la dirección en que deben dirigirse y cómo hacerlo, etc.

El concepto de “saber”, a su vez, implica el tener conocimiento o información válida sobre el asunto particular sobre el cual está inquiriendo. La palabra clave en esa oración anterior es válida.

Comunicación Humana

La comunicación humana, al igual que el pensamiento, requieren de un lenguaje. No puede existir el pensamiento sin palabras. Usted puede tener imágenes, emociones, o cualquier otro dato sensorial, pero para saber lo que está percibiendo, usted necesita palabras. Y para comunicar su conocimiento, usted necesita palabras.

Cada palabra simboliza un concepto. Fuera de los nombres propios, como “Juan González” o “Miguel Sánchez”, las palabras representan conceptos. Palabras como “pez”, “silla” o “rojo” representan conceptos. Como tal, el pensamiento y la comunicación humana es conceptual. De hecho, todo conocimiento humano es conceptual.

Un concepto es una integración o condensación de un sinnúmero de percepciones individuales. Nuestra mente trabaja con esas integraciones… o conceptos. Si utilizamos una de las palabras que ya dimos como ejemplo – “silla” – usted forma ese concepto particular mediante observación e integración de esas observaciones… de esas percepciones. Usted ve varias sillas. Usted observa que, aunque hay diferencias, hay similitudes entre ellas, tanto en diseño como en función. A la misma vez, observa que son diferentes a otros objetos, como mesas, bancos, etc. De esa manera, en su mente, usted aísla a las “sillas” de sus alrededores, descarta las diferencias menores entre ellas, y consolida o integra sus similitudes. A esa consolidación de características, usted le llama “silla”. De ahí en adelante, esa palabra va a representar, en su mente, el conglomerado de características que es la “silla”. Su mente manipula y trabaja con ese concepto, que puede representar miles de objetos individuales, en el pasado, presente y futuro. Pero ahora su mente está trabajando con solamente UNA unidad mental… UNA palabra… UN concepto.

Y así es para todo. Su mente trabaja con esos conceptos. Y, cuando nos movemos al lenguaje, los conceptos se convierten en palabras.

Pero los conceptos – y, por consiguiente, las palabras – imponen una responsabilidad. La responsabilidad que imponen es la de claridad. Cuando se va a comunicar – a transmitir conocimiento – es importante que el usuario de las palabras utilice palabras que no son ambiguas, que no tienen interpretaciones variables, y que lleven un mensaje que está acorde con la realidad que quiere comunicar.

En el cumplimiento con la responsabilidad de ser claro, el comunicador tiene que tomar decisiones. ¿Qué incluye? ¿Qué omite? ¿Qué palabras escoge para transmitir su información?

Pero el receptor de la comunicación también tiene una responsabilidad. Y esa responsabilidad es la de escuchar… con TODA su mente. Y tiene que hacerse las mismas preguntas y otras: ¿Qué incluye? ¿Qué omite? ¿Qué palabras (conceptos) escoge para transmitir su información? ¿Qué dice el lenguaje corporal?

Otro componente importante de la comunicación es el contexto dentro del cual se da. Las comunicaciones no ocurren en un vacío. Pueden ser producto de una exigencia formal, verbal o escrita. Pueden darse en un ambiente informal, casual y hasta en un momento improvisado. Pueden efectuarse en un foro potencialmente punitivo. O pueden surgir en un foro donde la persona no se siente amenazada.

Traemos esto a colación porque el que solicita información tiene que estar consciente de SU rol y del ambiente que crea para que se le comuniquen datos o informes de estatus. Después de todo, estamos hablando de monitoria asertiva, no de monitoria agresiva. Habrá momentos, especialmente cuando – por alguna razón (especialmente las relacionadas con incumplimiento) – los que tienen que informarle sobre algún asunto, perciban sus esfuerzos de adquirir datos precisos como “agresivo”. Eso a veces no se puede evitar. Lo importante es que USTED mantenga una postura consistentemente asertiva.

Con eso como trasfondo, procedemos con la discusión de la metodología.

Lo Fundamental

El primer paso en desarrollar su actitud de monitoria asertiva es determinar qué procesos, qué actividades o qué eventos va a monitorear. A veces decimos que “queremos saberlo todo”, pero eso es ilusorio e irreal. No es posible “saberlo todo”.

Si usted supervisa a una sección de 8-10 personas, puede que conozca hasta el 80% de “lo que está sucediendo”… pero tiene ese 20% que desconoce. En la medida en que ocupa posiciones que se van alejando de “la línea” (de la gente que lleva a cabo las actividades que representan a su empresa ante sus clientes), ese porciento de “lo que conoce” va disminuyendo. Como gerente o director departamental, “lo que conoce” se acerca más al 40-60%. Como vicepresidente, el porciento de “lo que conoce” se acerca al 20%.

Precisamente por esto es por lo que operan los programas de mejoras en eficiencia y calidad. Llegan personas enfocadas en identificar “lo que no conoce” y se logran mejoras de productividad y de calidad asombrosas.

Así que tiene que definir exactamente qué es lo que va a monitorear. Aunque utilizamos la palabra “procesos” de aquí en adelante (para ser breves), aplique los mismos criterios para actividades o eventos, según su necesidad.

La Metodología

Identifique los procesos que quiere monitorear

Determine los mecanismos de medición de esos procesos que existen en la actualidad.

Determine cuán adecuados son esos mecanismos de medición.

¿Miden la totalidad del proceso?

¿Miden actividades claves, sub-actividades o actividades de transición dentro del proceso?

¿Presentan un cuadro claro de lo que está sucediendo con el proceso?

¿Qué – específicamente – es lo que a usted le gustaría saber sobre ese proceso?

Los mecanismos de medición existentes, ¿le dan esa información?

Establezca mecanismos de medición que le provean la información que desea adquirir

Puede ser información de volumen, de tiempo, de calidad, de consistencia, de cumplimiento con fechas, etc.

Implante los mecanismos apropiados con el personal concernido, dejando claras sus expectativas

Sus expectativas deben cubrir frecuencia, el alcance de información esperado, el nivel de precisión, etc.

Cumpla con su itinerario de revisión regular de los informes presentados y analice los mismos

Sea minucioso y detallado en su revisión de los informes.

Tiempo invertido en esa revisión le puede ahorrar horas de problemas subsiguientemente.

Formule preguntas a distintos participantes del proceso y hágalas, buscando información específica y demostrando así su interés en la ejecución

Implante AMCPA (Administración Mediante el Caminar Por los Alrededores)

Hágase el propósito de caminar por las áreas de su personal donde se efectúan sus procesos claves

Hágale preguntas directamente al personal involucrado, tales como:

¿Qué estamos haciendo en la administración para entorpecer su trabajo?

¿Qué políticas tenemos que dificultan su labor?

¿Qué podemos hacer para…

…mejorar la manera en que ustedes pueden hacer su trabajo?

…mejorar la calidad de nuestro servicio?

…mejorar la calidad de nuestro producto?

…facilitarles las cosas a nuestros clientes?

…al vender?

…al proveer servicio?

¡ESCUCHE! ¡Preste atención!

Se va a sorprender de lo que le puedan contestar algunos.

 

Tome Acción

Si recibe información referente a algún problema o situación particular, tome acción para resolverla. A veces situaciones perduran porque nadie le presta suficiente atención al empleado de línea. Sin embargo, es precisamente ese empleado el que carga con las ineficiencias del proceso al momento de ejecutar. Parece inverosímil el tener que detallar este paso, pero lamentablemente, con frecuencia se ignora. Por lo tanto, si encuentra situaciones que le comunican que no deben existir, tome nota y tome acción. De esa manera no sólo resolverá un problema, sino que le enviará una señal al personal de supervisión intermedia que deben estar más al tanto de las situaciones en sus respectivas áreas de trabajo.

 

Prepárese Para las Muestras de “resistencia”

En su búsqueda de mejor información, es probable que encuentre cierta resistencia. Esto tiende a ocurrirle a personas de nivel de vicepresidente o equivalente. La resistencia viene de la gerencia media. Y es lógico que sea así. La gerencia media se auto percibe como exitosa. La prueba de su éxito está en que – precisamente – ocupan la posición que ocupan: gerente, director, o cualquier posición equivalente. Para llegar a esa posición, siguieron una “fórmula”. Consideran a su “fórmula” como “muy buena” porque es la fórmula que los llevó a la posición que ocupan.

Ahora, usted puede convertirse (en la percepción de estas personas) en alguien que quiere “cambiar la fórmula”. Eso no se va a recibir con agrado. Ese desagrado puede manifestarse como resistencia a sus propuestas y medidas.

Típicamente, hay dos categorías generales de resistencia: pasiva (la más común) y activa.

El tamaño de la organización, el tiempo que llevan sus supervisados en ella y la naturaleza de “la cadena de mando informal” van a determinar el tipo de resistencia a la cual se va a enfrentar. Pero prepárese para todo: desde ataques personales o a su reputación profesional (a sus espaldas, por supuesto), a intentos de “indisponerlo” con figuras de autoridad, al “retraso inevitable” (con distintas “excusas”) en la ejecución de sus órdenes o peticiones, y demás.

La agudeza e insistencia de la “resistencia” normalmente es prueba fehaciente de que está acercándose a puntos importantes que “la cadena de mando informal” prefiere que usted no vea. Toda esa actividad dilatoria u ofensiva va dirigida a evitar que usted se aperciba de los problemas que se quieren mantener escondidos. Puede que la existencia de esos problemas refleje adversamente sobre algunas personas que se consideran “entronadas” en su posición. Puede que los problemas choquen con la auto-imagen de otros. O puede que los problemas sean indicativos de la falta de eficiencia, prudencia o responsabilidad de aun otros. En todo caso, la resistencia institucional a sus esfuerzos de identificar qué está sucediendo con un proceso, es indicativa de que debe redoblar sus esfuerzos en esa área.

 

Por Ángel I. Pabón

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01 Ago 2020

PANDEMIA – Un Evento Disruptivo

En el libro Disrupción – Un Enfoque Para la Transformación Organizacional, del cual soy coautor, se le dedica un capítulo a la estructura organizacional disruptiva.   En ese capítulo, en las páginas 87 y 88, se hace el siguiente señalamiento:

En los casos de organizaciones existentes, las personas que ahí laboran representan el equipo que comparte los objetivos que se han trazado y que [se] logran. En todo caso, esas personas… ese equipo de gente… SON la organización. Sin ellos no existe nada. Podrá existir el espacio de trabajo… con su mobiliario… y con su equipo. Pero no ocurre nada, porque no hay gente con un propósito común. La gente ES la organización. (énfasis añadido)

Ese mensaje – que la gente es la organización – se repite en varias ocasiones en el capítulo. También se recalca en capítulos subsiguientes. Por ejemplo, en el capítulo justo antes de la conclusión, El Mapa Vial, se indica, en la página 160, “Se ha dicho en repetidas ocasiones que su gente es su organización.”  Vamos a elaborar un poco más esa idea como trasfondo al planteamiento de hoy.

La “organización”, en términos reales, es un concepto abstracto. Se puede crear con personalidad jurídica para adjudicarle propiedades, limitar responsabilidad, hacer arreglos financieros y otros propósitos. Pero ni las propiedades, ni la personalidad jurídica, “son” la organización. La “organización” es la gente. Ellos son los que tienen la memoria de los procedimientos o procesos que ejecutan. Son los que tienen los recuerdos que la empresa existe y cuál es su propósito.

Cuando la mira de esta manera, se da cuenta que su “organización” se compone del conjunto de esos recuerdos, del conjunto de esas memorias, y del conjunto de objetivos que comparten esas personas. Eso recuerdos, esas memorias y esos deseos residen en sus mentes. Esa es su “organización”.

Pero cada una de esas personas es también un ente independiente. Y como entes independientes también tienen sus propios objetivos – objetivos personales – que pueden tener que ver con sus cónyuges, con sus hijos, con su familia extendida, con su salud o la de su familia, con su progreso… en fin, con todos los temas posibles que pueden ser considerados como objetivos personales.

Esas personas se han unido a su equipo para compartir los objetivos empresariales suyos. Piensan que, con su empresa, pueden ayudarle a cumplir sus objetivos. Igualmente piensan que pueden cumplir con los objetivos propios.

Ante este cuadro, entra al escenario un evento disruptivo mayor – la pandemia causada por el virus de Wuhan. Las medidas gubernamentales sin duda han creado una disrupción significativa en las actividades de su negocio. En ciertos casos, inclusive le impide operar. Pero… ¿por qué se lo impide?

Se lo impide porque usted no puede reunir su “empresa”, su “organización”… no puede reunir a su equipo de gente que ES la organización.

La razón por la cual no puede reunir a su organización, es porque sus procedimientos y procesos, al igual que el lugar donde se llevan a cabo, no han sido organizados ni elaborados teniendo en cuenta la posibilidad de contagio. Se diseñaron en otro momento. En un momento en que no existía la amenaza que hoy se ha convertido en un evento disruptivo mayor.

Ahora, usted se enfrenta a una “nueva realidad”. Esa realidad incluye la presencia en el ambiente de un virus. Y del mismo no se sabe tanto hasta la fecha. Se dice que en el 30% de los casos no le hace nada al que lo contrae. Se dice que a otro 50% sólo los afecta levemente, con síntomas similares a un catarro leve. Se dice que a un 15% les afecta más severamente. Se dice también que a un 4% los afecta mucho más seriamente, con enfermedades que pueden amenazar su vida, como pulmonía. Y se dice que en aproximadamente el 1% de los casos, el virus causa la muerte. Pero todos estos porcientos son estimados basados en información que aún se está recopilando. Pueden cambiar – en cualquier dirección – en la medida en que los datos logren mayor confiabilidad.

Se indica que las personas mayores de 60 años son las que están bajo el mayor riesgo. Se dice lo mismo de personas con condiciones subyacentes. Pero también se han visto casos de personas relativamente jóvenes, sin condiciones subyacentes conocidas, que han sucumbido ante la enfermedad. No existen criterios definitivos que indiquen que bajo “X” circunstancias, la persona NO será afectada.

Todo esto crea incertidumbre… desconfianza… preocupación. Esos son sentimientos de la gente… de los que componen su empresa. Y aunque las autoridades gubernamentales le permitan reiniciar sus operaciones, esos sentimientos estarán ahí. Y si afectan a su gente… afectan su empresa, porque la gente ES su empresa.

¿Qué retos le presenta esta situación a usted?

Uno de los retos principales es el de examinar sus procesos y procedimientos… e inclusive su modelo de negocios y determinar si los mismos están optimizados para operar en este nuevo ambiente. Usted necesita darle seguridad y confianza a su gente… a su empresa. Esto no se trata de medidas superficiales con efectividad a corto plazo. El repartirles máscaras a todos y exigir su uso puede ser una medida “del momento” para resolver unas situaciones inmediatas, pero no constituye la única solución disponible a largo plazo.

Este es el momento de examinar su negocio y los proceso y procedimientos que incorpora. El examen debe iniciarse con la evaluación de su modelo de negocios en sí. ¿Cómo se mantiene relevante ante las necesidades de su mercado? ¿Tiene usted la mejor manera de llevarle su producto y su valor añadido a su mercado, dado el nuevo ambiente? ¿Cómo genera su modelo un sentido de confianza entre empleados y clientes? ¿Existe tecnología que puede cambiar, de manera fundamental, la manera en que le provee su producto o servicio a su mercado? ¿Cómo afecta tanto el nuevo ambiente como la tecnología disponible, la organización de sus vertientes de valor? ¿Qué posibilidades, qué alternativas, y qué opciones tiene de frente?

El examen que efectúe debe ser metódico y minucioso. Las decisiones que tome y el curso de acción que siga pueden determinar la viabilidad inmediata y futura de su negocio. Evalúe su camino futuro con cuidado y sabiduría.

Por Ángel I. Pabón

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10 Jul 2020

Los Retos del Cambio

Todo cambio implica retos que se tienen que asimilar. El alcance y profundidad de esos retos va a depender del esquema de cambio disruptivo. Y ese cambio debe enfocarse de forma integral: personal, procesos y tecnología.

¿Por qué es importante enfocar el esquema de cambio de forma integral? Porque no hay esquema de cambios que se dé de forma independiente o desarticulada. Hay que considerar los componentes que conforman los bastiones del cambio. Cuando se enfoca desde una sola perspectiva, se obvian elementos importantes. Eso no va a lograr la transformación deseada.

El cambio disruptivo surge como resultado de la transformación de tres componentes. Los tres componentes son:

  • Personal: en todo esquema de cambio y en particular los disruptivos, el personal es fundamental.
  • Procesos:  toda iniciativa disruptiva puede conllevar transformación de procesos.
  • Tecnología:  el cambio disruptivo puede requerir la alteración de cómo se utiliza la tecnología existente o adoptar nuevas tecnologías.

Este enfoque disruptivo proveerá beneficios a la organización. El enfoque ayudará a las organizaciones en cinco áreas fundamentales:

  • Agilidad – capacidad de responder a cambios en el mercado
  • Preparación – para enfrentar cambios en legislación y reglamentos.
  • Optimización – de la estructura organizacional.
  • Habilidad Competitiva
  • Adopción de Tecnología – que faciliten la disrupción.

Cada día las organizaciones experimentan un ritmo de cambios más acelerado.  Estos cambios generan un gran impacto en la estabilidad de las organizaciones. Se requiere la transformación utilizando un enfoque disruptivo.

Pero esa transformación requiere un modelo de pensamiento. Para determinar qué modelo debe utilizarse, se debe examinar la historia. Fenómenos naturales como los huracanes y pandemias, obligan al cambio por necesidad.

En revoluciones industriales anteriores, la tecnología, el personal y la manera de organizarse jugaron un papel clave en la articulación de cambios disruptivos. Para tomar un ejemplo, se recuerda una tecnología disruptiva como el automóvil Modelo “T” de Henry Ford y el proceso “revolucionario” que él utilizó para producirlo, la línea de ensamblaje. En este caso, los autos ya existían. Lo que creó la enorme disrupción en el mercado fue la manera de organizar a los que producían el producto. Como consecuencia de esa innovación en la organización, “la Ford” eventualmente eliminó muchos competidores (como Packard, Studebaker y muchos más) y se convirtió en el gigante que es hoy.

La lección que se deriva de este y otros ejemplos es clara. Los que ignoran los tres elementos mencionados pagan un precio muy caro. Prestarles atención a esos elementos: personal, procesos (método organizacional) y tecnología es necesario para poder adaptarse a la velocidad del cambio y no quedar rezagados.

Transportando la lección histórica hacia el presente, se puede aseverar que la lección trasciende el transcurrir del tiempo. Sigue siendo cierto que esos tres elementos son importantes para el éxito. El que los ignora, fracasa.

Conjuntamente con el enfoque integral, se tiene que adoptar una postura proactiva. Sólo así se pueden articular los esquemas de cambio que posicionan a la empresa como líder estratégico en su ecosistema.

Personal, procesos y tecnología siguen siendo tan importantes hoy como lo han sido a través de la historia. Esos tres componentes se interrelacionan y esencialmente “crean” su empresa. No hay duda de que, si se quiere enfrentar a este nuevo y dramático ambiente, donde el cambio es la regla y no la excepción, la adopción de un enfoque integrado y proactivo no es una “comodidad” o una “conveniencia” o “algo que se hace para estar al día con los últimos conceptos”. Es una acción necesaria, vital e imprescindible… si se desea tener éxito en este ambiente.

 

Por Osvaldo Laurido Santos

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05 Jun 2020

Disrupción

Definimos disrupción como aquello que produce una ruptura brusca, cambio, alteración del orden de las cosas, de forma inesperada. Se usa en referencia a algo que genera un cambio drástico.

La disrupción tiene dos tipos. Los tipos se definen basado en el punto de origen de la disrupción. La disrupción externa, la cual se origina por factores externos a la empresa, y la disrupción interna, la cual la genera la empresa dentro de su propio seno.

Cuando las organizaciones se acogen a un enfoque “disruptivo”, están adoptando una filosofía de cambio que impacta de manera profunda los componentes de la organización y la del mercado en que opera. Cuando es “interna”, la disrupción puede ser motivada por la introducción de una nueva tecnología o por un nuevo concepto. Cuando es “externa”, puede ser iniciada por cambios dramáticos en los procesos o estructura de las organizaciones de la competencia.

El comienzo de una iniciativa de cambio disruptivo puede ser impuesta repentinamente por cambios en el ambiente externo o cambios en la habilidad de un competidor de visualizar una manera nueva de utilizar tecnología disponible en su industria. Esto les ocurre a empresas que adoptan la postura reactiva. En una situación donde existe un cambio disruptivo en su entorno, la pregunta a contestar no es “¿quiero cambiar o no?”; la pregunta es “¿sobrevivo… o me llevará la corriente?”. Obviamente, si se quiere sobrevivir, no hay opción. Se va a ver obligado a inmediatamente iniciar el proceso de cambio.

Pero no todas las situaciones son así. Están las empresas donde la postura proactiva permea su pensamiento gerencial. Están “al frente”, como dicen algunos, y no están en la disposición que los eventos los arropen. Y como desean “anticiparse al futuro”, inician un proceso de evaluación integrada de la situación en que se encuentra la organización.

Las organizaciones se pueden encontrar en diferentes estados. Obviamente, cada “estado” es particular a cada organización. Por lo tanto, se identifican tres “estados” genéricos o generales que podrían ser aplicables a un cúmulo de resultados de una evaluación integrada. Esos tres “estados” son los siguientes:

  • Organización exitosa: todo su personal está comprometido con la visión de la organización, encaminándose persistentemente hacia el éxito, y la obtención de desarrollo financiero y crecimiento.
  • Organización estable: su estructura, en términos de personal, procesos y tecnología, se percibe sin problemas latentes.
  • Organización en problemas: su estructura es tradicional y su personal se ajusta a ella.

Una organización requiere de un enfoque disruptivo para lograr un cambio de posición en su industria. Eso lo logra cambiando su modelo de negocio, o introduciendo nuevas tecnologías o conceptos que incrementan dramáticamente su efectividad y eficiencia. Lo que se busca con el enfoque disruptivo es una transformación empresarial y un reposicionamiento en su mercado.

Algunas de las razones que requieren la adopción de un enfoque disruptivo son:

  • Obsolescencia
  • Competencia
  • Reglamentos
  • Crisis

La adopción de un enfoque disruptivo puede generar múltiples beneficios. Esos beneficios van a variar dependiendo de la canalización de esas energías disruptivas. Dependiendo de la manera en que se enfoque la disrupción, y la postura que se asuma, los beneficios a obtenerse pueden incluir:

  • Mantenerse como negocio viable
  • Ventaja competitiva
  • Ventaja tecnológica

La transformación de una empresa como resultado de una iniciativa disruptiva, ya sea provocada por factores externos o internos, no ocurre en el vacío. La transformación le permite a la organización lograr ciertas ventajas, pero no invalida o sustituye los mecanismos administrativos que existen. Tampoco convierte en inservibles herramientas que se utilizan para “lubricar” la nueva “maquinaria” transformada.

Procesos de mejoramiento continuo, de monitoria asertiva, de medición y de control siguen teniendo relevancia. Tienen utilidad tanto durante el proceso de transformación como después de completado.

 

Por Osvaldo Laurido Santos

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05 May 2020

Cambiar Para Sobrevivir

Estamos en los inicios de una nueva ola de cambios. Cambios nunca vistos. Cambios a una velocidad sin precedentes. Algunos hablan de la cuarta revolución industrial, otros de la quinta. No importa en qué punto nos encontramos; lo que realmente importa y es indiscutible son los cambios arrolladores que las organizaciones están experimentando.

A estos cambios los llamamos disruptivos. Es todo aquello que produce una ruptura brusca, cambio, alteración del orden de las cosas. Se usa en referencia de algo que genera un cambio drástico en la organización.

La literatura actual se enfoca en los cambios tecnológicos como propulsor de todos los cambios disruptivos. Contamos con diversidad de tecnologías que facilitan el cambio disruptivo y cada día hay nuevos adelantos tecnológicos.

Entre algunas de estas tecnologías tenemos:

  • Inteligencia artificial, que hace que las computadoras y robots tengan comportamiento como humanos.
  • Asistentes de voz, donde equipos y componentes de diversos sistemas reciben comandos de parte de un humano y ejecutan una acción predeterminada, como por ejemplo prender o apagar componentes de un sistema inteligente del hogar.
  • Computación en el bolsillo donde toda la capacidad computacional requerida estará disponible en los teléfonos celulares y tabletas haciendo obsoletas las microcomputadoras.
  • Criptomonedas como bitcoin que es una divisa virtual, intangible y cifrada. Se utiliza como medio de pago en transacciones en línea. Dichas transacciones no son reguladas por ningún gobierno y son anónimas.
  • Vehículos autónomos, vehículos que son conducidos por sistemas con los cuales se equipa el vehículo. Por ejemplo, GPS, comandos de voz, lidar, sonar, odometría y sistemas para detectar el estado de las rutas. Empresas como Google y Tesla son pioneros en el desarrollo de estos vehículos.
  • El internet de las cosas es una red que interconecta objetos físicos valiéndose del internet. Los dispositivos que se conectan pueden, entre otras cosas, controlar todo el ambiente y enseres existentes en el hogar o empresa.
  • Tecnología celular 5G la cual permite altas velocidades de navegación y la comunicación entre todos los dispositivos requeridos para implantar cambios disruptivos. Por ejemplo, la tecnología 5G facilita la comunicación entre los robots, vehículos autónomos y otros dispositivos

Hay otras tecnologías que se consideran disruptivas, pero estas son una muestra de las existentes al día de hoy.

¿Pero trabajan estas tecnologías por sí solas? Como toda tecnología la adopción de éstas requiere de una planificación, clara definición de objetivos y un equipo de trabajo que lidere su adopción. Requiere de cambios en la forma de pensar y actuar y de un enfoque disruptivo.

¿Así que la organización que adopta tecnología disruptiva no requiere de ningún otro cambio? Falso, la organización que adopta tecnología disruptiva tiene que estar preparada para adoptar el enfoque de cambio. Los integrantes de la organización deben tener el propósito común del éxito de la adopción de la tecnología disruptiva y debe estar comprometido con el proyecto disruptivo.

Pero no todos los proyectos disruptivos requieren de tecnología. Por medio de la adopción de nuevos enfoques gerenciales y cambios en las estructuras organizacionales se logran cambios disruptivos. Con la creación de estructuras organizacionales virtuales la organización puede alcanzar otros niveles de productividad y servicio. Una estructura virtual es aquella en la cual el personal de diversas áreas del negocio se integra para dar un servicio integral y completo.

Por ejemplo, el servicio al cliente en una empresa de cierto tamaño tiende a estar disperso en múltiples unidades organizacionales. Si creamos una estructura virtual que agrupe personal de las diversas unidades organizacionales en un sola, se ofrecerá mejor servicio al cliente ya que todos los responsables forman parte de la unidad organizacional virtual.

Pero tanto el cambio que se da por adopción de tecnología, como el que se da por nuevos enfoques gerenciales contribuyen a la eficiencia e impactan la estructura funcional de la organización. Llamamos vertiente de valor a las estructuras organizacionales reales o virtuales, la cual integra todas las actividades que satisfacen a un cliente. Entiéndase por cliente, cualquier persona que tiene una necesidad la cual que es satisfecha por la nueva organización. Esto se refiere a un cliente, empleado, organizaciones de todo tipo o personas con interés en recibir un servicio o información de la organización.

¿Y cómo garantizamos que hemos mejorado? Una vez implantado el cambio debemos establecer mecanismos apropiados de monitoreo que sirvan para la medición del cambio adoptado.

La oportunidad de percibir beneficios adoptando un enfoque disruptivo está vigente hoy en día, y los líderes se benefician de una adopción temprana.

 

Por Osvaldo Laurido Santos

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29 Abr 2020

Yo estoy bien… No necesito cambiar

Muchas organizaciones se encuentran en su zona de confort. Entienden que todo marcha sobre ruedas. Más aún hay organizaciones que son exitosas económicamente y piensan “para que cambiar si todo está bien”.

La necesidad de cambio existe en todo tipo de organización sin importar el estado y tiempo en que se encuentra. Debe ser una doctrina adoptada por la organización de forma proactiva. Podemos ver que las organizaciones más exitosas están continuamente innovando. Esa innovación es la que les permite tener iniciativas exitosas adelantándose a otros.

¿Pero que debemos cambiar? Con el uso de nueva tecnología y la efectiva adopción de nuevos métodos, las organizaciones pueden alcanzar ventajas competitivas. Pueden contar con una estructura organizacional orientada al cliente y entiéndase por cliente todo aquel involucrado con los procesos de la empresa.

Pero como debe darse ese cambio inicialmente, ese cambio debe ser disruptivo. Definimos disrupción como todo aquello que produce una ruptura brusca, cambio, alteración del orden de las cosas, de forma inesperada.  Se usa en referencia a algo que genera un cambio drástico en la organización. La disrupción puede darse por la adopción de nueva tecnología o nuevos enfoques gerenciales.

Algunos ejemplos de disrupción incluyen:

  • Airbnb: amenaza a los dueños de hoteles, sus sistemas de reservaciones y estructuras de precios proveyendo hospedaje a unos precios, localización y servicio que le está robando clientela a los hoteles tradicionales.
  • Alibaba: con su portal en línea conecta a compradores al detal con los suplidores. Esto elimina la necesidad de contar con almacenes convirtiéndolos en el mercado en línea más grande del mundo.
  • Amazon: con su esquema de logística y uso de tecnología para el manejo de ventas al detal es el detallista más grande del mundo.
  • Uber: con su plataforma tecnológica de servicio de transporte es una gran amenaza para los taxistas.
  • Waze: su plataforma direccional representa una gran amenaza para las compañías de GPS tradicionales.

Existe en la actualidad literatura sobre el tema de disrupción. Notamos en esa literatura una característica común: los autores tratan el tema desde distintos puntos de vista y tienen distintos enfoques. Pero no encontramos autores que integran en su discusión la totalidad de los elementos que operan para generar un cambio disruptivo.

¿Qué elementos son esos? En primera instancia, tenemos algo que ya hemos mencionado; la tecnología; en segunda instancia, a los distintos procesos de negocios incorporados en sus vertientes de valor; y en tercer lugar, a la gente que conforma su empresa. Esos son los cimientos de cualquier organización que desea asumir una actitud proactiva y convertirse en una organización disruptiva.

No solamente la tecnología debe satisfacer el deseo por un cambio disruptivo, sino que debe satisfacer apropiadamente las necesidades actuales, y de un futuro previsible, de la organización. Si la tecnología no considera necesidades futuras ni provee una ruta de cómo atender cambios previsibles en la organización, entonces se estará cambiando de tecnología con cierta frecuencia.

El personal es fundamental en el cambio disruptivo. El mismo constituye la organización. Debe estar debidamente capacitado y culturalizado para poder desempeñar sus funciones de acuerdo con como la organización quiere implantar el cambio disruptivo.

Los procesos deben estar optimizados para que la adopción del enfoque disruptivo apoye y sostenga la organización. Unos entendidos rinden en mayor beneficio para la organización al contarse claramente con los parámetros que garantizan el cumplimiento y seguimiento.

La adopción de un proyecto disruptivo surge con un cambio abrupto en su forma inicial. Algunos piensan que el cambio es disruptivo en su adopción y que el mismo no conlleva seguimiento. Esta forma de pensar es incorrecta. Luego de implantado un cambio disruptivo se debe dar seguimiento y monitorear el mismo. Para esto se debe definir los indicadores y métricas que se utilizarán para garantizar que el cambio sea sostenido. O sea, implantamos esquemas de calidad donde nos enfocamos en darle seguimiento y garantizar que el cambio disruptivo se mantenga, o se requiera llevar a cabo otro proyecto de disrupción.

Aquellos que asumen un enfoque disruptivo primero que su competencia se beneficiarán del rol de liderato.

 

Por Osvaldo Laurido Santos

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